Uso de las Tics en la Administración
Internet no solo ha cambiado la forma de trabajar en las empresas, los hábitos de comunicación e incluso las relaciones personales. Internet también ha entrado de lleno en las Administraciones, facilitando sobremanera sus relaciones con los ciudadanos.
Se denominan Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en adelante TIC, al conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones, en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética. Las TIC incluyen la electrónica como tecnología base que soporta el desarrollo de las telecomunicaciones, la informática y el audiovisual.
Ø Tics en la Administración:
Por tecnología de la información o tecnologías de la información y dela comunicación (TIC) se entiende un término dilatado empleado para designar lo relativo a la informática conectada a internet, y especialmente el aspecto social de estos.
Ya que las nuevas tecnologías de la información y comunicación designan a la vez un conjunto de innovaciones tecnológicas pero también las herramientas que permitan una redefinición radical del funcionamiento de la sociedad; Un buen ejemplo de la influencia del tic sobre la sociedad es el gobierno electrónico.
En resumen las nuevas tecnologías de la información y comunicación son aquellas herramientas computacionales e informáticas que procesan, almacenan, sintetizan, recuperan y presentan información variada.
v Ventajas:
ü Las ventajas reconocibles en torno a las relaciones existentes entre el incremento en la producción y difusión de nuevas tecnologías y las posibilidades que las empresas tienen de acceder a conocerlas y utilizarlas; otras ventajas que podemos mencionar son las siguientes:
§ Brinda grandes beneficios y adelantos en salud y educación.
§ Potenciar a las personas y actores sociales, ONG, etc, a través de redes de apoyo.
§ Apoyar la Pyme de las personas empresariales locales.
§ Facilidades
§ Exactitud
v Desventajas:
§ Falla de privacidad
§ Aislamiento
§ Fraude
§ Merma los puestos de trabajo.
La Tic en la Administración Local del futuro:
El informe se centra en las Administraciones locales por ser los órganos públicos clave para dinamizar el uso de las nuevas tecnologías en la sociedad, ya que se trata del organismo más cercano y el que mejor conoce las necesidades de sus ciudadanos y empresas. El objetivo final es conseguir una Administración local siempre disponible, conectada, multicanal, interoperable, segura y ubicua.
El uso de las TIC en la Administración local permite maximizar la utilidad de sus recursos y aumentar el valor de la actividad pública en su conjunto. Las TIC mejoran la relación con el ciudadano y el trámite administrativo, los procesos administrativos, la gestión de los flujos de trabajo y la prestación de nuevos servicios.
El papel de la Administración en la adopción de as tics
Las TIC ofrecen a los Gobiernos y Administraciones públicas importantes oportunidades de mejorar el modo en que se proporcionan los servicios que los ciudadanos y las empresas precisan de la Administración. Los servicios electrónicos ofrecen una mayor flexibilidad y potencia al usuario a la vez que mejoran la gestión interna de los procesos y procedimientos. Bajo este escenario, la aplicación de las TIC al campo a la Administración puede contribuir muy positivamente al desarrollo social y al crecimiento económico, dos de los pilares básicos del tan deseado desarrollo sostenible.
En el nuevo paradigma tecnológico de la Sociedad de la Información, las Administraciones tienen un papel fundamental en el que se configuran como el motor para la introducción y aplicación de las nuevas tecnologías. Para ello las Administraciones públicas deben trabajar en dos líneas principales de actuación:
· Como Gobierno tienen que desarrollar políticas que favorezcan la penetración de las TIC en la sociedad, anulando posibles barreras que puedan existir como situación geográfica, discapacidad, medios económicos, etc., que acentúen la llamada “brecha digital”. Para ello los gobiernos definen diferentes Planes Estratégicos (Plan Conecta en 2004, Plan Avanza en 2005, Plan Moderniza en 2006, etc.) en los que se emprenden acciones encaminadas a conseguir unos objetivos concretos dentro del marco general de impulsar el avance en la Sociedad del Conocimiento.
· Deben servir de ejemplo en la incorporación de las posibilidades que las TIC ofrecen a la hora de gestionar sus procesos de trabajo, a la vez que ganan en eficacia, reducen costes y mejoran la prestación de servicios. La Administración como proveedor de servicios debe evolucionar hacia la Administración electrónica, de modo que tenga una relación con ciudadanos, empresas y otras administraciones completa y bidireccional. Completa en el sentido en que toda la información relativa a la Administración se encuentre disponible en la Red como puede ser normativa y presupuestos, órganos y dependencias municipales, oficinas de atención al ciudadano, impresos, etc.; pero también bidireccional de modo que la información fluya tanto desde la Administración hacia el ciudadano como del ciudadano a la Administración.
Sin duda, estas actuaciones tendrán efectos sociales muy importantes a medio-largo plazo, que se traducirán en un incremento de la productividad de la función pública así como de la calidad de vida de los ciudadanos, un mayor desarrollo socio-económico y una mayor cohesión social.
La Tic en la Administración Pública:
La labor de las Administraciones Públicas respecto a Internet y la Sociedad de la Información contempla los siguientes aspectos:
· Uso de las tecnologías de la información, tanto en su gestión interna como externa. La prestación de servicios públicos a través de la red es lo que se denomina la administración electrónica.
· Proveer los servicios de las Administraciones Públicas a la sociedad a través del “e-goverment”. El “egoverment” va más allá de la mejora de los procesos de gestión de las Administraciones Públicas. Se trata de una acción encaminada a hacer que los ciudadanos y empresas realicen en la red las operaciones que llevan a cabo en su vida diaria en aquellas relaciones que mantengan con la Administración.
· Coordinar todas las Administraciones Públicas de forma que la gestión resulte más eficiente y el usuario no se vea afectado por los trámites que afectan a varias administraciones.
La e-Administración podría asimilarse a la creación de una “ventanilla virtual” única que permitiera la prestación online de todos los servicios públicos cómodamente en cualquier momento y lugar, con una elevada personalización, interactividad, rapidez y eficiencia.
La implantación de la e-Administración es una prioridad para todos los Gobiernos de los países más desarrollados, existiendo un consenso total en que ésta es de vital importancia para el desarrollo social y crecimiento económico.
Gracias a los servicios denominados como e-Administración se pretende ofrecer una prestación más eficaz y de mayor calidad, ahorrar costes, reducir los plazos de espera y mejorar la transparencia de los procesos, tanto a los ciudadanos como a las empresas. Existen servicios públicos orientados a los ciudadanos (permisos de construcción, certificados de nacimiento y matrimonio, notificación de cambios de domicilio, declaración de la renta, etc.) y orientados a la empresa (contribución social para empleados, registro de nuevas compañías, impuestos, etc.).
Las principales ventajas socio-económicas que ofrece la e-Administración son:
§ Mejora de la calidad de vida de los ciudadanos:
El objetivo principal de la e-Administración es facilitar el trabajo y las tareas diarias de la gran mayoría de la población: ahorro de tiempo en gestiones burocráticas sin esperar colas, pago de impuestos sin desplazarse del trabajo o de casa, informarse sobre eventos culturales, etc. La tramitación online reduce el tiempo de respuesta de la Administración y el tiempo que debe emplear el ciudadano en el desplazamiento y en la espera de colas, sobre todo en aquellos servicios que requieren más de una gestión. Además el ciudadano puede conocer en cada momento el estado de sus procesos administrativos por correo electrónico o mediante mensajes cortos al móvil.
§ Mejora de la productividad de las empresas:
La Administración juega un papel esencial a la hora de facilitar el ingreso de las empresas en la Sociedad de la Información. La digitalización de servicios de solicitudes y autorizaciones, de contribución social, de pago de impuestos, etc., ayuda en gran medida a que poco a poco la empresa tenga que ingresar en la Sociedad de la Información con las ventajas que ello reporta a la sociedad en general. Al integrarse todos los elementos en un sistema de información global, se pueden prestar servicios más eficientes y personalizados y simplificar las operaciones. Las empresas son uno de los agentes más favorecidos por esta simplificación.
§ Reducción de barreras sociales:
La e-Administración tiene un impacto muy importante en la sociedad en su conjunto, pues su uso en ciertos servicios puede favorecer la integración de colectivos con necesidades especiales (personas con dificultades motoras y sensoriales, personas que residen en zonas rurales, personas trabajadoras cuyo horario laboral coincide con el de la Administración, etc.). De hecho, es especialmente importante para que las personas con algún tipo de discapacidad (auditiva, del habla, físicas, intelectuales, etc.), permanente o transitoria, vean facilitadas sus necesidades de comunicación y mejoren su autonomía y calidad de vida.
§ Reducción del impacto medioambiental:
El ahorro de papel gracias a la e-Administración supone una reducción del impacto ambiental asociado a la fabricación y reciclado del papel, así como un ahorro de costes y aumento de productividad asociados a las nuevas oportunidades de movilidad y colaboración. Además, la e-Administración reduce las necesidades de transporte, siendo precisamente este sector el que más contribuye al gasto energético, el efecto invernadero y a la contaminación atmosférica.
§ Mejora del servicio proporcionado por la e-Administración:
La e-Administración supone una mejora del servicio prestado a la sociedad por las Administraciones públicas, redundando tanto en una mejora de imagen, como en una mayor agilidad y eficiencia de sus procesos internos. No obstante, también supone otros beneficios, como la disminución de errores, la mejor coordinación entre los distintos organismos públicos, y ahorros importantes de costes por ahorro de papel, gastos postales, gastos de transporte, necesidad de menos personal, etc.
Grado de desarrollo de la e-AdministraciÓn
En términos generales, la madurez de la e-Administración ha aumentado espectacularmente desde el año 2000. En la mayoría de los países los avances más rápidos se produjeron durante los primeros años en los que se pusieron en marcha programas específicos. En el ámbito mundial, la e-Administración sigue estando liderada por Canadá, seguida por Singapur y Estados Unidos.
En el informe “Web-based Survey on Electronic Public Services 2006” de Capgemeni se realiza un benchmarking del grado de desarrollo de la e-Administración en la UE (Unión Europea). Como en años anteriores, se tienen en cuenta 20 servicios públicos básicos, divididos en servicios para ciudadanos (la presentación de la declaración de la renta, la búsqueda de empleo, la renovación de documentos personales, etc.) y servicios para empresas (el registro de nuevas compañías, impuestos, etc.). Se mide tanto el grado de disponibilidad como el de sofisticación de cada uno de estos servicios.
España se encuentra en concreto en la mitad de la clasificación de países de la UE en cuanto a oferta de servicios públicos a través de Internet, bastante distanciada de los países que lideran este ranking. En concreto el grado de sofisticación de los servicios online alcanza el 79% y el de disponibilidad un 55%. El ranking de disponibilidad está liderado por Austria, con un 83% de los procesos con la Administración disponibles en Internet, seguido de Estonia (79%), Malta (75%), Suecia (74%), Reino Unido (71%), y Francia (65%). Los países con los procesos más sofisticados son: Austria (95%), Malta (9%), Estonia (90%), Suecia (90%), Noruega (90%), y Reino Unido (89%).
· Mejora del servicio proporcionado por la Administración
La e-Administración supone una mejora del servicio prestado a la sociedad por las Administraciones públicas, redundando tanto en una mejora de imagen, como en una mayor agilidad y eficiencia de sus procesos internos. No obstante, también supone otros beneficios, como la disminución de errores, la mejora de las relaciones con los empleados y entre las Administraciones públicas, y ahorros importantes de costes.
Las Administraciones gestionan grandes cantidades de datos, por ello, uno de sus principales problemas tiene que ver con el manejo de los mismos, fundamentalmente en lo referente a los errores en su recopilación. Gracias a sistemas informáticos con capacidad de chequear la información introducida, se pueden reducir estos errores, ahorrando tiempo y mejorando el servicio ofrecido al usuario final.
Las nuevas tecnologías permiten que los empleados de la Administración estén informados en tiempo real de las nuevas normas y directrices de cada organismo. A pesar de que muchos colectivos de empleados se sientan amenazados por las TIC, la realidad es que éstas son una herramienta para desempeñar mejor su trabajo.
Las TICs en la Administración Local del futuro. Informe Fundación Telefónica 2008
Gobierno Electronico en el Perú:
Tic en la Administració
